Resposta direta
A empresa deve guardar os registros de ponto eletrônico por, no mínimo, 5 anos. O descumprimento pode gerar multas e processos trabalhistas.
Por que o prazo para guardar o registro de ponto eletrônico é de 5 anos?
A lei trabalhista brasileira exige que as empresas mantenham os registros de ponto eletrônico por um período mínimo de 5 anos. Este prazo é determinado pela prescrição, que é o tempo em que um direito pode ser exercido judicialmente. Guardar esses comprovantes é uma obrigação legal para resguardar a empresa em caso de fiscalizações ou disputas trabalhistas, e o não cumprimento pode acarretar em multas e passivos trabalhistas.
Este artigo detalha por que esse prazo é de 5 anos, quais são as implicações legais de não guardar os registros, como a legislação se aplica a diferentes tipos de empresas e o que fazer para garantir a conformidade.
A base legal para a guarda dos registros
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e a legislação previdenciária estabelecem os prazos para a manutenção de documentos pelas empresas. Para os registros de ponto, a referência principal é o Decreto nº 3.048/1999, que regulamenta a Previdência Social. O artigo 168, inciso II, estabelece que os documentos comprobatórios de pagamento de remuneração e de recolhimento de contribuições previdenciárias devem ser guardados por 10 anos. No entanto, a Justiça do Trabalho, por meio da Súmula 338 do Tribunal Superior do Trabalho (TST), estabeleceu que os registros de ponto, por serem documentos que comprovam a jornada de trabalho e, consequentemente, o pagamento de horas extras e outros adicionais, têm um prazo de guarda de 5 anos, que é o prazo geral para ações trabalhistas.
Entendendo a prescrição trabalhista
A prescrição é o instituto jurídico que extingue a pretensão de um direito pelo decurso do tempo. No âmbito trabalhista, existem dois prazos prescricionais principais:
- Prescrição bienal: O trabalhador tem até 2 anos após o término do contrato de trabalho para ingressar com uma ação judicial contra o empregador.
- Prescrição quinquenal: Dentro desses 2 anos do término do contrato, o trabalhador pode reclamar direitos que não foram pagos nos últimos 5 anos do contrato de trabalho.
É essa prescrição quinquenal que define o prazo mínimo de 5 anos para a guarda dos registros de ponto. Se um ex-empregado entra com uma ação cobrando horas extras não pagas, por exemplo, a empresa precisa apresentar os registros de ponto dos últimos 5 anos de vigência do contrato para comprovar a jornada real. Se esses registros não existirem ou estiverem incompletos, a empresa pode ter dificuldades em se defender e ser condenada a pagar os valores cobrados.
Implicações de não guardar os registros de ponto
O descumprimento da obrigação de guardar os registros de ponto eletrônico pode gerar uma série de problemas para a empresa, que vão além de simples multas administrativas.
Multas administrativas
Durante fiscalizações do Ministério do Trabalho e Previdência, a ausência ou a apresentação incompleta dos registros de ponto pode resultar na aplicação de multas. O valor dessas multas varia de acordo com a gravidade da infração e o número de empregados afetados, podendo ser significativo para o orçamento da empresa.
Presunção de veracidade das alegações do empregado
Em um processo trabalhista, a ausência dos registros de ponto é um forte indício de que as alegações do empregado são verdadeiras. Se um trabalhador alega ter trabalhado horas extras não pagas e a empresa não tem como comprovar a jornada cumprida, o juiz tende a dar credibilidade ao que o empregado diz. Isso pode levar à condenação da empresa ao pagamento de todas as verbas pleiteadas, como horas extras, adicionais e reflexos em outras verbas salariais (férias, 13º salário, FGTS, etc.).
Dificuldade na defesa em processos trabalhistas
Os registros de ponto são a principal ferramenta de defesa da empresa em relação à jornada de trabalho. Sem eles, a empresa fica em desvantagem em qualquer disputa judicial que envolva controle de horário. A ausência desses documentos dificulta a comprovação de que a jornada foi cumprida conforme acordado, ou que as horas extras foram devidamente pagas.
Como a legislação se aplica a diferentes tipos de empresas
A obrigatoriedade de manter os registros de ponto é geral, mas o tipo de controle de ponto e a forma de armazenamento podem variar.
Empresas com mais de 20 funcionários
A Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Previdência estabelece que empresas com mais de 20 empregados são obrigadas a adotar um sistema de registro de ponto. Isso inclui o ponto eletrônico, que pode ser de diferentes modalidades (REP-C, REP-A, REP-P). Para essas empresas, a guarda dos comprovantes de registro de ponto é indispensável.
Empresas com menos de 20 funcionários
Empresas com menos de 20 funcionários não são obrigadas a adotar um sistema de registro de ponto por lei. No entanto, caso optem por registrar o ponto (o que é altamente recomendável para se defender de eventuais reclamações), elas também devem guardar esses registros pelo prazo legal de 5 anos. A ausência do registro, nesses casos, não gera multa administrativa por não haver obrigatoriedade de controle, mas a empresa continua vulnerável em processos judiciais.
Ponto eletrônico e o comprovante do empregado
Um ponto eletrônico moderno, em conformidade com a Portaria 671, gera um comprovante para o empregado a cada marcação. Este comprovante, seja ele impresso ou digital, é a prova de que o empregado registrou seu horário. A empresa deve guardar não apenas os dados brutos do sistema, mas também os comprovantes, caso o empregado os apresente como prova em uma disputa.
Armazenamento seguro dos registros de ponto
Manter os registros de ponto eletrônico seguros e acessíveis pelo prazo legal é crucial. A forma como esses dados são armazenados impacta diretamente a capacidade da empresa de se defender.
Formatos digitais e segurança
O ponto eletrônico moderno armazena os dados em formato digital, o que facilita o backup e o acesso. É importante que a empresa utilize sistemas que garantam a integridade e a segurança desses dados, protegendo-os contra perdas, corrupção ou acesso não autorizado. Backups regulares, preferencialmente em nuvem e em locais diferentes, são essenciais.
A importância do comprovante impresso ou digital
Independentemente do sistema de ponto eletrônico utilizado, é fundamental que o empregado receba um comprovante de cada marcação. Este comprovante serve como evidência para ambas as partes. Para o empregado, é a prova de que registrou seu horário; para a empresa, é parte do conjunto de dados que compõem o registro oficial. A Portaria 671 detalha os requisitos para o comprovante emitido pelo REP-P (ponto por exceção), REP-C (controlador de ponto convencional) e REP-A (sistema alternativo de registro de ponto).
O que fazer em caso de falha no sistema
Falhas no sistema de ponto eletrônico podem acontecer. Nesses casos, a empresa deve ter um procedimento de contingência. Isso pode incluir o registro manual das horas trabalhadas até que o sistema seja restabelecido, com posterior lançamento dos dados no sistema eletrônico. É importante documentar essas falhas e os procedimentos adotados.
Conclusão
Guardar os registros de ponto eletrônico por 5 anos não é uma opção, mas uma exigência legal com implicações sérias em caso de descumprimento. Para garantir a conformidade e proteger a empresa, a adoção de um sistema de ponto eletrônico confiável e a manutenção rigorosa dos registros são passos indispensáveis. Se você é o gestor responsável, o próximo passo é revisar os procedimentos de armazenamento de documentos da sua empresa, certificando-se de que os registros de ponto dos últimos 5 anos estejam seguros e acessíveis. Considere a possibilidade de automatizar o processo de backup e arquivamento digital para evitar perdas e garantir a integridade dos dados.
Perguntas Frequentes
Posso descartar os registros de ponto após 3 anos?
Não. A prescrição para ações trabalhistas é de 5 anos para direitos não pagos durante o contrato de trabalho. Portanto, a empresa deve guardar os registros de ponto por, no mínimo, 5 anos para se defender em eventuais processos judiciais.
O que acontece se eu não tiver os registros de ponto de um ex-funcionário?
Se você não possuir os registros de ponto de um ex-funcionário, a empresa corre um sério risco. Em um processo trabalhista, a ausência desses documentos pode levar o juiz a aceitar as alegações do empregado como verdadeiras, resultando em condenações para o pagamento de horas extras e outros adicionais não comprovados.
O comprovante impresso do ponto eletrônico precisa ser guardado por 5 anos?
Sim, o comprovante impresso ou digital que o empregado recebe a cada marcação é uma evidência do registro de ponto. Assim como os dados do sistema, ele deve ser mantido pela empresa pelo prazo legal de 5 anos, pois pode ser utilizado como prova em processos trabalhistas.
Perguntas frequentes
+−Posso descartar os registros de ponto após 3 anos?
Não. A prescrição para ações trabalhistas é de 5 anos para direitos não pagos durante o contrato de trabalho. Portanto, a empresa deve guardar os registros de ponto por, no mínimo, 5 anos para se defender em eventuais processos judiciais.
+−O que acontece se eu não tiver os registros de ponto de um ex-funcionário?
Se você não possuir os registros de ponto de um ex-funcionário, a empresa corre um sério risco. Em um processo trabalhista, a ausência desses documentos pode levar o juiz a aceitar as alegações do empregado como verdadeiras, resultando em condenações para o pagamento de horas extras e outros adicionais não comprovados.
+−O comprovante impresso do ponto eletrônico precisa ser guardado por 5 anos?
Sim, o comprovante impresso ou digital que o empregado recebe a cada marcação é uma evidência do registro de ponto. Assim como os dados do sistema, ele deve ser mantido pela empresa pelo prazo legal de 5 anos, pois pode ser utilizado como prova em processos trabalhistas.
