Durante toda minha trajetória como consultor de pequeno e médio porte, percebi que o registro correto do tempo de trabalho vai muito além de uma mera formalidade legal. É uma engrenagem silenciosa, mas poderosa, que move a relação entre empresa e colaborador com confiança, transparência e, especialmente, proteção para ambos os lados. Nos últimos anos, normas mudaram, tecnologia avançou e o papel do RH se multiplicou. O que se espera hoje é muito mais que uma ficha de papel ou um leitor biométrico sobre o balcão. Vou compartilhar o que aprendi sobre como estruturar o acompanhamento do expediente, sim, aquele controle de horários tão discutido, para que seja seguro, justo, conforme as regras brasileiras e simples de aplicar no dia a dia.
Por que o acompanhamento do tempo de trabalho é indispensável?
Em minha experiência, são dois os motivos principais para a adoção de uma rotina estruturada nesse sentido: jurídico e gerencial. Por um lado, a legislação é clara. Não ter os registros certos, na forma exigida, implica em autuações e dores de cabeça na Justiça do Trabalho. Por outro, os próprios negócios ganham quando há transparência na jornada, evitando distorções, fraudes e desconforto entre equipe e gestão.
Segurança para o empregador e garantia para o empregado são faces de uma mesma moeda.
Segundo a categoria de conformidade do projeto Meu Relógio Ponto, disciplinar o relógio não é só cumprir uma regra: é evitar litígios, perdas financeiras em processos e promover relações mais honestas e estáveis. Confio que pequenas melhorias nessa área trazem grandes resultados, tanto na satisfação do time quanto no caixa da empresa.
O que diz a legislação? CLT, portaria 671 e obrigatoriedade atual
Ninguém gosta de surpresas desagradáveis, principalmente vindas de uma fiscalização do Ministério do Trabalho. Por isso, entendo que conhecer as regras é o ponto de partida de qualquer gestor, independente do porte da organização.
CLT: o que obriga?
Nos artigos 74 e 58 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), está fixado que todas as empresas com mais de 20 empregados devem manter registro fidedigno do horário de entrada, saída e intervalos dos colaboradores. O modelo desse registro pode variar, desde que atenda os requisitos mínimos.
O artigo 74, §2°, destaca:
Empregadores com mais de 20 funcionários devem adotar controles oficiais do tempo de serviço.
Antes da reforma trabalhista e da Portaria 671 de 2021, esse limite era de 10 funcionários, mas mudou justamente para desburocratizar pequenas organizações. Hoje, a obrigatoriedade clara recai sobre quem possui mais de 20 no quadro fixo.
Portaria 671: modernização e parâmetros
Publicada em novembro de 2021, a Portaria 671 atualizou as formas digitais de anotação das horas de trabalho, trazendo mais segurança jurídica e regras detalhadas para equipamentos e softwares. Ela divide o registro em três tipos principais:
- REP-C (Convencional): equipamento físico, homologado pelo INMETRO. Geralmente biométrico ou com cartão magnético.
- REP-A (Alternativo): sistemas eletrônicos baseados em software, desde que respeitados os requisitos legais. Incluem aplicativos web ou mobile.
- REP-P (Pré-assinalado): para certas categorias, onde horários são registrados previamente em documentos específicos.
Desses, o modelo digital vem ganhando espaço, especialmente com a ascensão do trabalho híbrido e à distância, como mostrou a PNAD Contínua do IBGE, com mais de 7,4 milhões realizando teletrabalho em 2022.
Exceções do artigo 62 da CLT
Nem todos precisam marcar o horário. O artigo 62 isenta três grupos:
- Cargos de confiança (gerentes, diretores, supervisores), com autonomia real.
- Trabalhadores externos,/agents de vendas, desde que impossível controlar os horários efetivamente.
- Teletrabalhadores, salvo se houver sistema de controle viável e efetivo do horário de trabalho.
Importante: a prova da impossibilidade ou do exercício da função especial cabe à empresa. Em dúvida, convém sempre registar, para evitar questionamentos no futuro.
Principais métodos de acompanhamento de horários
Nada mais humano que a busca por praticidade. Cada modelo de anotação tem implicações diretas não só sobre confiabilidade, mas nos custos, clima organizacional e vulnerabilidade a fraudes. Compartilho abaixo as principais alternativas de registro.
Método manual: simplicidade, mas pouca proteção
Este formato ainda é usado por microempresas e em estabelecimentos pequenos. Consiste em planilha, caderno ou folha de ponto que o empregado preenche toda vez que chega ou sai.
- Baixa precisão: facilmente adulterável, dificulta auditoria.
- Conveniência: requer pouca tecnologia, mas muita disciplina e confiança mútua.
- Não atende empresas obrigadas pela Portaria 671.
Esquecer ou preencher errado pode trazer dores de cabeça inesperadas.
Nesse contexto, percebo que o método só funciona onde o contato pessoal é permanente e há pouco risco de judicialização.
Método eletrônico: confiabilidade e adequação
Quando máquinas entram em cena, há muito menos espaço para erros humanos ou má-fé. Aqui, o registro se dá via equipamentos homologados (relógios de ponto eletrônicos), frequentemente usando cartões, senhas ou biometria.
- Registro imediato, antifraude e auditável.
- Integração simples com rotinas de RH e folha de pagamento.
- Necessita de investimento inicial e manutenção técnica.
- Adequado a quem se enquadra na obrigatoriedade legal.
Já presenciei empresas que só, após um processo trabalhista caro, decidiram investir em equipamentos assim, percebendo, depois, que o prejuízo teria sido evitado.
Método digital/web: flexibilidade e rastreabilidade
É a escolha do momento, especialmente com o crescimento das formas remotas e flexíveis de trabalho, como levantamento da Fundação Getulio Vargas destaca entre os jovens no mercado formal.
- Permite marcação em aplicativo ou site, integrada a GPS, biometria facial e cercamento geográfico.
- Almoxarifados, filiais e home office passam a ser facilmente monitorados.
- Força a conformidade com a Portaria 671, que estabelece requisitos para softwares de ponto.
- Pode ser usado isoladamente (para empresas pequenas) ou junto do sistema físico, em arranjos híbridos.
Flexibilidade sem abrir mão da rastreabilidade. Isso mudou meu conceito de gestão de pessoas.
Banco de horas, horas extras e intervalos: critérios legais e práticos
Esses temas são sempre fontes de dúvida. Vi, diversas vezes, pequenas regras gerarem grandes passivos trabalhistas. Explico, abaixo, como esses conceitos se conectam e o que a legislação prevê.
O que é banco de horas?
É um sistema em que o excedente de jornada se transforma em crédito. Em vez de pagar a hora extra de imediato, ela é registrada e pode ser compensada com folgas em outro momento.
- Acordo formal: Deve haver acordo individual (até 6 meses) ou coletivo (até 1 ano), registrado formalmente.
- Limite de compensação: horas acumuladas devem ser compensadas no período acertado; o que passar vira obrigatoriamente hora extra remunerada.
- Anotação precisa: precisa aparecer individualmente nos registros do colaborador.
Quando pagar horas extras?
A partir de qualquer tempo trabalhado além das 8 horas diárias ou 44 semanais (salvo acordo especial). O valor mínimo é 50% do valor da hora normal, segundo a CLT.
O mais relevante é: sem registro claro e seguro, a empresa perde a discussão, pois sempre pesa contra ela a dúvida na Justiça do Trabalho.
Intervalos: regras essenciais
- Jornada de até 4h: sem intervalo obrigatório.
- De 4h até 6h: mínimo de 15 minutos.
- Acima de 6h: intervalo mínimo de 1 hora e máximo de 2 horas.
Caso o intervalo não seja respeitado e registrado, o empregador deve remunerar esse período como hora extra.
Exclusões e casos especiais: artigo 62 da CLT
Já presenciei equívocos perigosos em interpretá-lo. O artigo 62 exclui apenas cargos de chefia, externos sem controle possível, e teletrabalho que não possa ser monitorado. Se após a pandemia a empresa optou pelo home office, mas passou a exigir o registro digital, o colaborador volta a ter direito a horas extras, banco ou intervalos.
Fique atento: o descumprimento pode custar caro em processos.
Como estruturar o sistema de controle?
Contei, alguns parágrafos acima, que já vi empresas só perceberem a gravidade depois do primeiro processo. O segredo para não errar é estruturar pensando desde o início na Legislação, segurança jurídica, prevenção de fraudes e facilidade operacional.
Resumi, a seguir, um passo a passo prático que sempre recomendo:
- Faça o diagnóstico.Quantos colaboradores? Possui diversidade de modelos de trabalho (presencial, remoto, externo)? Há rotatividade ou funções diferentes?
- Defina o método.Para até 20 empregados, avalie a praticidade versus segurança, mas prefira métodos robustos. Acima desse número, a legislação exige modelos eletrônicos ou digitais ajustados à Portaria 671.
- Escolha sistemas adequados.O equipamento ou software precisa ser compatível com as normas do Ministério do Trabalho. Caso seja digital, exige rastreabilidade, inviolabilidade e emissão de comprovantes para o colaborador.
- Tenha um responsável interno.Alguém de confiança e bem treinado em RH, capaz de fiscalizar, ajustar problemas e orientar os demais sobre boas práticas no registro e eventuais dúvidas.
- Implemente sistemas transparentes.Colaborador deve ter acesso fácil aos próprios registros e possibilidade de conferir, contestar ou corrigir erros rapidamente.
- Documente regras e processos.Acordos de banco de horas, jornadas especiais e normas internas precisam estar documentados, preferencialmente assinados por todos.
- Revise e atualize com frequência.Lembre-se de que mudanças legais e tecnológicas acontecem o tempo todo, basta acompanhar as novidades em legislação trabalhista.
Equipamentos, softwares e tecnologia: pontos de atenção
Uma das demandas mais comuns que recebo como consultor é justamente: como escolher a melhor ferramenta para monitorar horários? O segredo está em não confundir modernidade com conformidade.
Homologação e requisitos
De acordo com a Portaria 671, o equipamento do tipo REP-C (Convencional) precisa ser homologado pelo INMETRO: sem isso, não serve, e a empresa fica vulnerável em fiscalizações e ações judiciais. Já o REP-A (Alternativo), seja um app de celular ou sistema na nuvem, deve atender aos requisitos da portaria: gerar comprovante digital ou impresso, impedir alterações indevidas e garantir acesso fácil às informações tanto para a empresa quanto para o empregado.
Segurança dos dados e integridade das informações
Fraude é uma preocupação real. Vitórias em processos judiciais costumam acontecer quando um sistema é manipulado, não exige autenticação ou permite múltiplos acessos ao mesmo tempo via usuário “genérico”. Já vi situações em que até prêmios de produtividade foram questionados por horas mal registradas.
Só software adequado garante prova robusta em eventuais litígios. Além disso, integração entre o ponto e a folha de pagamento agiliza rotinas, diminui erros e retrabalhos, como já demonstrei na prática em vários projetos.
Confiar desconfiando: busque ferramentas homologadas e auditáveis.
Proteção dos dados: LGPD e boas práticas
Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é decisivo garantir sigilo e proteção das informações pessoais dos colaboradores. Sistemas de registro precisam ter controle de acesso, logs de consulta e impedir uso indevido das informações. E, sobretudo, manter o tratamento dos dados dentro do mínimo necessário para a finalidade legal.
A experiência mostra que, ao capacitar o RH, definir regras claras e auditar periodicamente, diminuem-se falhas, retrabalhos e riscos jurídicos.
O papel do RH e do responsável interno
Desde cedo na carreira, aprendi que um bom sistema só funciona bem com gente preparada. O responsável interno pelo acompanhamento da assiduidade, geralmente no setor de Recursos Humanos, é peça-chave.
- Fiscalizar se todos marcam corretamente, todos os dias.
- Averiguar inconsistências, esquecimentos e indícios de fraude.
- Relacionar de forma próxima com os colaboradores, tirar dúvidas e acolher justificativas (falta, atraso etc.).
- Orientar gestores para que não empreguem práticas contrárias à legislação.
- Garantir que a empresa sempre esteja em dia com eventuais atualizações normativas ou tecnológicas.
RH é o elo entre tecnologia e relações humanas nas pequenas decisões diárias.
Costumo recomendar treinamentos periódicos, além de reuniões de alinhamento, especialmente quando surgem mudanças em escalas de trabalho, banco de horas ou jornadas diferenciadas. Nesses momentos, estar por dentro das boas práticas na gestão de pessoas faz toda a diferença.
Sistemas digitais: vantagens, riscos e precisão dos registros
Desde a ascensão do trabalho à distância, a seleção das soluções digitais se tornou prioridade. Só em 2022, segundo pesquisas do IBGE, o teletrabalho atingiu patamares inéditos no país. Ferramentas digitais trouxeram não apenas conveniência, mas também uma resposta à dispersão dos times e à circulação de profissionais por múltiplos postos, lojas e unidades.
- Precisão: uso de biometria facial, GPS e logs diminui drasticamente fraudes e marcações indevidas.
- Praticidade: marcações por aplicativo ou navegador, mesmo sem acesso fixo à sede da empresa.
- Conformidade: os sistemas precisam atender às exigências de rastreabilidade e inviolabilidade definidas pela Portaria 671.
- Autonomia ao colaborador: é obrigação do sistema fornecer comprovante de registro imediato e histórico acessível ao empregado.
Na prática, observei que a precisão dos sistemas digitais só é boa quando o treinamento é contínuo e a cultura da empresa reforça o registro correto. Não basta implantar; é preciso acompanhar e auditar.
Redução de custos, prevenção de fraudes e ganhos para empresa e empregados
Registrando com transparência, empresas minimizam erros em cálculos, evitam duplicidade de pagamentos de horas extras e têm argumentos sólidos em qualquer reclamação judicial. A honestidade no registro também facilita pagamentos justos e aumenta a sensação de justiça dos colaboradores.
- Diminuição de processos trabalhistas.
- Redução de pagamentos indevidos e glosas.
- Ambiente mais saudável, já que ninguém sente que “leva desvantagem” no fim das contas.
- Facilidade para cálculos de banco de horas e acordos específicos, sem surpresas posteriores.
Já reparei que, após ajustar o controle, mesmo equipes resistentes ao novo modelo passam a valorizar a previsibilidade e a confiança.
Gestão de horários frente a novas formas de trabalho
A tecnologia e as novas relações de trabalho desafiaram o RH a repensar toda a rotina de monitoramento. Segundo dados do IBGE, mais de 1,5 milhão já atuam via plataformas digitais, com remuneração, vínculos e horários bastante flexíveis. E, conforme análise do Observatório da FGV, jovens entre 18 e 24 respondem pelo maior saldo de contratação formal recente—perfil cada vez mais inserido em modelos dinâmicos, como home office e jornada flexível.
Em todos os cenários, seja presencial, remoto ou híbrido, é preciso respeitar intervalos, direitos e acordos, adaptando o sistema escolhido ao modelo de trabalho vigente. E, nesse tema, tecnologias descritas na categoria tecnologia do Meu Relógio Ponto fazem toda diferença para manter a regularidade dos registros.
Boas práticas para manter conformidade e segurança
De tudo que observei em projetos e processos judiciais, listo abaixo as rotinas que fazem a diferença em empresas preocupadas com regras, segurança e clima organizacional:
- Treinamento periódico de todos os envolvidos sobre como registrar o expediente, inclusive via digital.
- Auditoria mensal preventiva dos registros, buscando inconsistências ou padrões atípicos.
- Análise clara dos horários, folgas e intervalos em todos os setores.
- Acordos individuais formalizados para banco de horas e regras diferenciadas.
- Engajamento dos líderes e gestores no processo de acompanhamento diário.
- Comunicação transparente sobre direitos, deveres e formas de registro.
- Respeito às normas de proteção de dados e confidencialidade.
Conformidade nasce da soma entre regra clara e respeito mútuo.
Adotar práticas seguras, investir em tecnologia homologada e nunca negligenciar a preparação do responsável interno são atitudes que observei serem determinantes para uma rotina tranquila, justa e transparente.
Conclusão
Ao longo destes anos atuando junto a pequenas e médias organizações, percebi que controlar o expediente vai muito além de apertar botões ou preencher tabelas. Trata-se de criar um ambiente onde confiança, legalidade e respeito caminham juntos. No cenário atual, com trabalho presencial, remoto e híbrido convivendo, entender as regras da CLT, as exigências da Portaria 671 e investir em sistemas de acompanhamento confiáveis são escolhas que protegem empresa e colaborador de riscos desnecessários.
O Meu Relógio Ponto tem como propósito apoiar gestores, RHs e empresários nessa missão, com orientações acessíveis, atualizadas e focadas na realidade brasileira. Se você quer conhecer caminhos práticos, ferramentas e dicas para transformar o tempo em aliado e não vilão, acompanhe nossos conteúdos e amplie sua proteção jurídica, administrativa e humana. Aposte na segurança. Faça parte desse movimento por mais justiça, tranquilidade e respeito em todas as pontas da relação de trabalho.
Perguntas frequentes sobre controle de jornada
O que é controle de jornada?
Controle de jornada é o acompanhamento documentado dos horários de entrada, saída e intervalos dos colaboradores. Ele busca garantir que as normas legais sejam cumpridas, protegendo empresa e empregados quanto a horas extras, folgas e obrigações trabalhistas. Dependendo do porte da empresa, esse controle pode ser manual, eletrônico ou digital, sempre respeitando a legislação vigente.
Como funciona a marcação de ponto?
A marcação de ponto é o ato de registrar o início, fim e intervalos durante o expediente de trabalho. Pode ser realizada de três principais formas: manual (em fichas ou planilhas), eletrônica (por equipamento homologado) ou digital (apps e sistemas online, conforme a Portaria 671). A escolha depende do número de funcionários, ambiente de trabalho e exigências legais.
Quais os benefícios do controle eletrônico?
O controle eletrônico reduz falhas humanas, minimiza fraudes, automatiza cálculos e oferece fácil acesso a históricos de registro. Ele integra informações ao RH, tornando ágeis os processos de folha de pagamento, férias e férias, além de fornecer provas robustas em questionamentos jurídicos. Sistemas digitais, especialmente, trazem mobilidade e rastreabilidade ao controle, incluindo o home office.
Como garantir conformidade na jornada de trabalho?
Para garantir a conformidade, siga sempre a legislação (CLT e Portaria 671), mantenha registro fidedigno dos horários e escolha sistemas homologados. Treine o responsável interno de RH, faça auditorias periódicas e atualize-se em conformidade e boas práticas trabalhistas. Formalize acordos em caso de banco de horas e nunca negligencie os direitos previstos na lei.
Quais ferramentas aumentam a segurança do controle?
Ferramentas homologadas, como relógios de ponto digitais com biometria, apps com GPS e sistemas que geram comprovante automático ao colaborador, são as mais seguras. Além disso, adotar protocolos de segurança da informação (LGPD), restringir acessos e auditar registros completam a proteção. O uso da tecnologia alinhado à legislação é fundamental para ambientes confiáveis.
