Receber uma autuação por pontos no controle de jornada é um momento desconfortável para qualquer gestor ou empresário. Já acompanhei relatos de quem passa horas repassando relatórios, tentando entender se a autuação foi justa ou se algum detalhe da rotina interna causou ruído na fiscalização. Por isso, compartilhar um passo a passo baseado na minha vivência, especialmente pensando nas pequenas e médias empresas atendidas aqui pelo Meu Relógio Ponto, pode ser decisivo para a sua tranquilidade.
Por que as autuações por pontos acontecem?
Primeiro, quero frisar que, na maioria dos casos, a autuação ocorre pela falta de conformidade com as normas do Ministério do Trabalho sobre o controle eletrônico de ponto. Isso vem desde não registrar corretamente horários de entrada, saída e intervalos, até utilizar sistemas ou equipamentos que não são homologados ou certificados.
Mas, na prática, vi outros fatores causando problemas, como erros de parametrização do software, atualizações mal feitas ou simples desatenção na hora de integrar o REP com o sistema de apuração. E aí, de repente, notificação à vista.
O caminho da defesa começa antes, na organização interna.
Primeiros passos ao receber a autuação
Se você recebeu uma notificação, mantenha a calma. Analise com atenção o conteúdo do auto. Percebi, em várias situações, que a clareza do documento varia: algumas vezes a infração está bem detalhada, outras só aponta em que artigo houve descumprimento.
Recomendo iniciar assim:
- Leia atentamente a autuação e identifique os pontos exatos questionados.
- Separe toda a documentação de apoio: registros de ponto, contratos de trabalho, atas de reuniões sobre o tema, laudo técnico dos equipamentos, comunicados internos, entre outros.
- Converse com o responsável direto pelo controle de ponto, buscando compreender os processos à época da autuação.
Esse levantamento inicial já elimina boa parte da incerteza e direciona o próximo passo: avaliar o mérito da autuação.
Organize a documentação para sua defesa
O segundo passo é, sem dúvida, montar uma linha do tempo dos registros, evidenciando que sua empresa agiu, ou ao menos tentou agir, conforme a legislação. Com base na orientação do Meu Relógio Ponto, gosto de montar a documentação seguindo este roteiro:
- Cópia dos registros de ponto do período autuado
- Comprovantes de manutenção do REP (Relógio de Ponto Eletrônico)
- Manuais e certificados do sistema e equipamento utilizados
- Comunicados internos sobre atualizações ou instruções de registro
- Email e histórico de treinamentos sobre ponto com os funcionários
Esse “dossiê” fica muito mais robusto se, durante o seu processo de gestão, você já adota práticas sistemáticas. Em muitas empresas que orientei, só isso já demonstrou boa-fé e disposição em corrigir eventuais falhas, pontos valorizados pelo fiscal e pelo Ministério do Trabalho.
Outros detalhes podem fazer a diferença, como demonstrar as políticas internas de jornada e assiduidade e apresentar laudos técnicos de eventuais falhas de operação dos equipamentos.
Estruture seus argumentos de defesa
Depois dos documentos em mãos, escreva a defesa de forma clara, objetiva e fundamentada. Mostre que houve preocupação em seguir a legislação vigente, como previsto nas normas de ponto e nas portarias do Ministério do Trabalho. Se houver erro material, explique detalhadamente como e por que ocorreu, anexando as provas já separadas.
Geralmente, as principais linhas de defesa giram em torno de:
- Erro justificável – ex: atualização de software em período curto, erro humano, pane técnica documentada
- Ações já tomadas para corrigir a falha e evitar a reincidência
- Demonstração de que o fato autuado não trouxe prejuízo efetivo ao trabalhador nem à empresa
Caprichar na redação do documento de defesa e anexar registros confiáveis aumenta muito suas chances de sucesso. Não invente argumentos ou tente mascarar informações, pois a verificação será criteriosa.
Envio da defesa e acompanhamento do processo
No auto de infração, costuma constar o prazo para apresentação da defesa e o endereço para protocolo: pode ser físico ou digital, dependendo do Estado. Nunca deixe para o último dia. Ça experiência aqui fala alto: já vi empresas perderem recursos por atraso de minutos. Envie com antecedência, confira o protocolo e guarde o comprovante de envio.
Pode ser necessário comparecer em audiência ou apresentar mais documentos, se o Ministério solicitar. Mantenha-se disponível para responder, reforçando os argumentos já apontados na defesa inicial. Geralmente, após o julgamento, você será comunicado da decisão e de eventuais recursos cabíveis.
Cuidados e aprendizados após a autuação
Independente do resultado, aproveite a situação para revisar e aprimorar os procedimentos internos. Recomendo revisar:
- Parametrização do sistema de ponto
- Treinamento da equipe responsável
- Documentação de todas as rotinas e falhas recorrentes
- Atualização dos procedimentos conforme novas regras
Inclusive, a seção sobre conformidade aqui do site Meu Relógio Ponto traz atualizações relevantes sobre boas práticas, que podem evitar situações parecidas no futuro.
A melhor defesa é uma gestão transparente e preventiva.
O que diz a lei sobre controle de ponto?
Não posso deixar de ressaltar a relação estreita do processo de defesa com o conhecimento das normativas aplicáveis. No Meu Relógio Ponto, sempre oriento gestores a consultarem as mais recentes portarias e circulares do Ministério do Trabalho, como as Portarias 1510/2009 e 373/2011, além das regras locais. Uma boa fonte sobre essas nuances são as publicações em gestão de pessoas e também estudos de caso como em exemplos práticos e detalhes de autuações reais.
Mantenha-se atualizado e troque experiências com outros gestores: compartilhar erros faz parte da evolução.
Conclusão
Receber uma autuação por pontos pode ser assustador no começo, mas, com organização e transparência, a defesa se torna possível. Defendo uma atuação clara, documentada e baseada sempre nas normas atualizadas. Aproveite para fortalecer sua rotina de controle, garantir segurança e proteger tanto sua empresa quanto os direitos dos seus colaboradores.
Se você tem dúvidas sobre processos, equipamentos ou legislação, conheça melhor os conteúdos, orientações e serviços exclusivos que ofereço aqui no Meu Relógio Ponto. Cuidar da conformidade protege seu negócio e fortalece relações justas com sua equipe.
Perguntas frequentes
O que é autuação por pontos?
A autuação por pontos é quando a empresa recebe uma notificação oficial porque não cumpriu regras legais sobre o registro de jornada dos funcionários, de acordo com o que definem leis e portarias do Ministério do Trabalho. Isso pode envolver falhas no registro de entrada, saída, intervalos, uso de equipamentos irregulares ou falta de documentação adequada.
Como preparar uma defesa eficaz?
Para preparar uma defesa eficaz, comece analisando a autuação, reúna toda a documentação que comprove sua tentativa de cumprir a lei, organize seus argumentos com clareza e sempre envie a defesa dentro do prazo determinado. Procure mostrar boa-fé, transparência e um compromisso real em corrigir falhas, se houver. Uma defesa bem embasada aumenta suas chances de êxito.
Vale a pena recorrer da autuação?
Na maioria dos casos, sim. Recorrer permite expor seu ponto de vista, apresentar documentos e até demonstrar que a autuação foi indevida ou exagerada. Além disso, mesmo quando não é possível cancelar a autuação, é comum conseguir a redução de penalidades caso comprove correção e cuidado com o processo de ponto.
Quais documentos são necessários na defesa?
Recomendo anexar: registros de ponto do período autuado, comprovantes de manutenção do REP, certificados e manuais dos sistemas, comunicações internas e evidências de treinamentos e atualizações sobre o controle de ponto. Quanto mais detalhada e organizada a documentação, melhor para demonstrar sua versão dos fatos.
Quanto custa fazer a defesa?
O custo de preparar uma defesa varia. Muitas vezes, pode ser feito de forma interna, sem despesas além dos próprios documentos. Se decidir contratar um profissional especializado ou advogado, pode ter custos com honorários, dependendo da complexidade do caso. Mas, normalmente, a coleta de documentos e organização da defesa pode ser feita com apoio do setor de RH e do responsável pelo ponto.
