Erros comuns ao registrar ponto e como evitá-los para manter a conformidade

Registrar o ponto de forma inadequada é uma das causas mais comuns de passivos trabalhistas e multas para as empresas, mas a atenção aos detalhes e a adoção de boas práticas podem prevenir esses problemas.

Este artigo detalha os deslizes mais frequentes cometidos por gestores e funcionários no controle de ponto, as consequências legais de cada um e como implementar soluções eficazes para garantir a conformidade.

O que a lei diz sobre o registro de ponto

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece, a partir do artigo 74, que estabelecimentos com mais de 20 empregados são obrigados a registrar a jornada de trabalho de seus funcionários. Essa obrigatoriedade visa garantir o cumprimento da jornada estabelecida, o pagamento correto de horas extras e o controle de intervalos. A portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência, publicada em 2021, atualizou as regras para os sistemas de ponto eletrônico, estabelecendo requisitos técnicos e de segurança para os equipamentos e softwares.

Erros comuns no registro de ponto e suas consequências

1. Marcações manuais não autorizadas ou fraudadas

O problema: Funcionários que marcam o ponto para colegas ausentes, ou que alteram os horários registrados após o fato, cometem fraude. Gestores que autorizam ou toleram essas práticas também incorrem em irregularidade. Isso distorce a realidade da jornada trabalhada, podendo levar ao pagamento incorreto de horas e ao descumprimento de limites legais de jornada.

Consequências: A fraude no registro de ponto é motivo para justa causa para o funcionário. Para a empresa, pode resultar em processos trabalhistas com condenações por horas extras não pagas, adicional noturno, intervalos suprimidos e outras verbas, além de multas administrativas. A Justiça do Trabalho tende a ser rigorosa com a adulteração de registros.

2. Omissão de marcações de entrada, saída ou intervalos

O problema: Esqueceu de registrar o ponto ao chegar, sair ou durante o intervalo. Essa falha, quando recorrente, pode ser interpretada como negligência do funcionário ou falha do sistema/gestão. Se o funcionário não faz a justificativa correta e a correção no sistema, a empresa pode ter que pagar horas extras indevidas ou ter a jornada considerada como cumprida sem as pausas necessárias.

Consequências: A omissão de marcações pode levar a passivos trabalhistas se não for devidamente justificada e corrigida. A empresa pode ser obrigada a pagar horas extras com base no que o funcionário alega ter trabalhado, ou a cumprir intervalos que não foram registrados. A falta de um procedimento claro para correção dessas falhas agrava o risco.

3. Marcações fora do local de trabalho

O problema: Utilizar o sistema de ponto para registrar o horário quando o funcionário não está fisicamente na empresa, como em casa ou em trânsito, sem que o sistema esteja configurado para essa modalidade (como ponto remoto com geolocalização).

Consequências: Se o sistema não permite ou não está configurado para registrar o ponto fora das dependências da empresa, essas marcações podem ser consideradas inválidas em uma fiscalização. Isso pode levar à desconsideração da jornada registrada e à obrigação de pagar as horas com base na alegação do empregado, além de multas.

4. Desconsideração do horário de almoço e intervalos

O problema: Não registrar corretamente o início e o fim do intervalo para almoço ou outros descansos. Muitas vezes, funcionários registram o horário de entrada e saída, mas esquecem de marcar o intervalo, ou o fazem incorretamente, fazendo parecer que não houve pausa.

Consequências: A supressão ou o registro incorreto do intervalo de almoço (que, por lei, deve ter no mínimo 1 hora para jornadas acima de 6 horas) pode gerar o pagamento desse período como hora extra com o adicional devido. A empresa precisa comprovar que o intervalo foi concedido e usufruído.

5. Horas extras não registradas ou não autorizadas

O problema: Funcionários realizam horas extras sem a prévia autorização do gestor e não registram essas horas no sistema, esperando que sejam pagas posteriormente. Ou, ainda, o gestor não autoriza, mas o funcionário insiste em trabalhar.

Consequências: Horas extras habituais, mesmo que não autorizadas formalmente, podem ser reconhecidas pela Justiça do Trabalho se houver prova de que o trabalho foi realizado. A empresa pode ser condenada a pagar essas horas, acrescidas de 50% ou 100% (conforme o dia), mais reflexos em férias, 13º salário e FGTS. A falta de controle sobre quem trabalha além da jornada gera um passivo enorme.

6. Falta de atualização do sistema e de procedimentos claros

O problema: Utilizar um sistema de ponto defasado, que não atende às exigências da portaria 671, ou não ter um manual de procedimentos claro para funcionários e gestores sobre como registrar o ponto corretamente, justificar faltas e solicitar correções.

Consequências: Um sistema inadequado pode ser invalidado em uma fiscalização. A ausência de um procedimento claro gera confusão, aumenta a incidência de erros e dificulta a comprovação, por parte da empresa, de que agiu de boa-fé e dentro da lei.

7. Não considerar as particularidades da jornada

O problema: Ignorar regimes especiais de trabalho, como turnos de revezamento, trabalho externo, home office, ou horários flexíveis, e tentar aplicar um modelo único de registro para todos.

Consequências: Cada regime de jornada tem suas particularidades. O trabalho externo sem controle de ponto, por exemplo, pode ter regras diferentes. A aplicação inadequada do sistema de ponto a esses regimes pode levar a contestações e passivos.

Como evitar os erros e garantir a conformidade

1. Invista em um sistema de ponto eletrônico homologado

Escolha um sistema que esteja em conformidade com a portaria 671 do MTP. Esses sistemas oferecem recursos como registro biométrico, por senha, por aproximação (cartão/tag), ou via aplicativo com geolocalização, garantindo a autenticidade das marcações. Verifique se o software emite o comprovante de registro para o empregado e se gera os relatórios necessários para a folha de pagamento e fiscalizações.

2. Estabeleça uma política clara de controle de ponto

Crie um manual de procedimentos detalhado, explicando como registrar o ponto, o que fazer em caso de esquecimento de marcação, como solicitar correções e quais os horários de início e fim de jornada, incluindo intervalos. Comunique essa política a todos os funcionários e garanta que ela seja acessível.

3. Treine gestores e funcionários

Realize treinamentos periódicos sobre o uso do sistema de ponto e a política da empresa. Oriente os gestores sobre a importância de supervisionar as marcações, autorizar horas extras e garantir que os funcionários cumpram os intervalos. Instrua os colaboradores sobre a responsabilidade de registrar o ponto corretamente em todos os momentos.

4. Verifique e corrija as marcações diariamente

As marcações de ponto devem ser conferidas diariamente pelos gestores diretos. Pendências, como esquecimento de marcação ou marcações fora do padrão, devem ser tratadas no mesmo dia ou, no máximo, no dia seguinte. Isso evita que pequenos erros se acumulem e virem grandes problemas.

5. Gerencie horas extras com rigor

Implemente um processo de autorização prévia para todas as horas extras. O funcionário só deve realizar horas extras com o aval do gestor, e essas horas devem ser devidamente registradas no sistema. Monitore o total de horas extras realizadas para evitar excessos e garantir o cumprimento dos limites legais.

6. Utilize recursos de geolocalização e biometria

Para equipes externas ou em trabalho remoto, o uso de aplicativos de ponto com geolocalização é essencial para comprovar que o registro foi feito no local de trabalho. A biometria (digital ou facial) é uma das formas mais seguras de evitar fraudes, pois vincula a marcação a uma pessoa específica.

7. Mantenha os registros organizados e seguros

Guarde todos os registros de ponto por, no mínimo, 5 anos, conforme a legislação trabalhista. Organize esses registros de forma digital, com backups regulares, para facilitar o acesso em caso de fiscalizações ou processos trabalhistas.

8. Consulte um especialista

Diante de dúvidas sobre a interpretação da legislação ou a escolha do sistema de ponto ideal, consulte um advogado trabalhista ou um contador. Eles podem oferecer orientação especializada para adequar as práticas da sua empresa à lei e evitar riscos desnecessários.

Perguntas frequentes sobre registro de ponto

O que acontece se um funcionário esquecer de registrar o ponto?

Se um funcionário esquecer de registrar o ponto, ele deve comunicar imediatamente seu gestor e solicitar a correção. A empresa, por sua vez, deve ter um procedimento claro para registrar essa justificativa e realizar a devida correção no sistema. A repetição desse erro pode levar a advertências, pois a responsabilidade pelo registro correto é do empregado.

A empresa pode descontar horas se o funcionário chegar atrasado?

Sim, a empresa pode descontar as horas de atraso do salário do funcionário, desde que o atraso não seja justificado (como em casos de greve ou força maior). No entanto, é importante que o registro de ponto seja preciso para que o desconto seja feito corretamente, sem excessos. Atrasos frequentes podem ser motivo para advertências e, em casos extremos, até mesmo para dispensa por justa causa.

O comprovante de registro de ponto é obrigatório?

Sim, a portaria 671 do MTP exige que os sistemas de ponto eletrônico forneçam ao empregado um comprovante de cada registro de jornada, seja ele em papel ou digital. Esse comprovante é a garantia para o funcionário de que sua jornada foi registrada corretamente e serve como prova em caso de eventuais divergências ou processos trabalhistas.