Resposta direta
A Portaria 671 estabelece novas regras para o registro de ponto eletrônico, exigindo sistemas que garantam a integridade dos dados e impeçam alterações. Para se adequar, sua empresa precisa verificar se o sistema atual atende aos requisitos de segurança, registro de eventos e emissão de comprovantes, considerando a fiscalização do Ministério do Trabalho.
A adequação do registro de ponto eletrônico à Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência é obrigatória para empresas que utilizam sistemas de controle de jornada, exigindo atenção a detalhes como a integridade dos dados e a proibição de dispositivos que manipulem informações. Este artigo detalha as principais mudanças e como sua empresa pode se manter em conformidade, abordando os tipos de sistemas permitidos, os requisitos de segurança, a documentação necessária e o papel do comprovante de ponto.
O que mudou com a Portaria 671?
A Portaria 671, publicada em 2021, unificou diversas regulamentações trabalhistas anteriores, incluindo as normas para o registro de ponto. Ela substituiu as portarias 1510 e 373, trazendo um novo marco regulatório para os sistemas de ponto eletrônico. A principal mudança é a definição clara dos tipos de equipamentos e softwares permitidos e os requisitos que devem ser atendidos para garantir a fidedignidade das informações.
Sistemas permitidos pela Portaria 671
A portaria classifica os sistemas de registro de ponto em três categorias:
- REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional): São os equipamentos físicos, como os relógios de ponto tradicionais, que registram a jornada em um dispositivo de memória. A Portaria 671 estabelece que estes equipamentos devem ser homologados pelo Inmetro e possuir requisitos específicos de segurança.
- REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo): São sistemas de software que registram a jornada do empregado, mas que não precisam de certificação, desde que a empresa comprove que o sistema não permite a alteração ou exclusão dos registros e que a fiscalização possa acessar os dados brutos.
- REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa): São sistemas de software, instalados em computadores ou dispositivos móveis, que registram a jornada. Estes também precisam garantir a integridade dos dados e a possibilidade de fiscalização, sem a necessidade de homologação do Inmetro, mas com requisitos de segurança de dados.
Requisitos de segurança e integridade dos dados
A Portaria 671 reforça a necessidade de os sistemas de ponto eletrônico serem seguros e impedirem qualquer tipo de adulteração. Isso significa que os registros de entrada e saída dos empregados devem ser armazenados de forma a garantir que não possam ser modificados, excluídos ou manipulados.
O que é proibido nos sistemas de ponto?
É expressamente proibido o uso de sistemas que permitam:
- Alterar os registros de ponto após sua efetivação.
- Excluir marcações de ponto.
- Registrar marcações de ponto de forma retroativa ou fictícia.
- Utilizar dispositivos que permitam a marcação de ponto sem a presença física do empregado (como softwares que simulam a localização ou que permitem o registro remoto sem controle).
- Obrigar o empregado a utilizar um sistema de ponto que não atenda aos requisitos da portaria.
O Comprovante de Ponto Eletrônico
Um dos pontos cruciais da Portaria 671 é a forma como o comprovante de ponto deve ser emitido. Ele deve ser entregue ao empregado no momento do registro da jornada e conter informações essenciais.
Informações obrigatórias no comprovante
O comprovante de ponto deve conter, no mínimo:
- Identificação do empregador (razão social e CNPJ).
- Identificação do empregado (nome completo e CPF).
- Data e horário do registro da jornada (entrada, saída para almoço, retorno do almoço, saída).
- Número sequencial do registro no equipamento (no caso de REP-C).
- Número do PIS do empregado.
- Informação de que o sistema está em conformidade com a Portaria 671.
O comprovante pode ser em papel ou eletrônico, desde que o empregado tenha acesso fácil e seguro a ele. No caso do REP-P, o comprovante pode ser emitido em formato digital, como um arquivo PDF, que o empregado pode salvar ou imprimir.
Como garantir a conformidade com a Portaria 671?
Para assegurar que sua empresa está em conformidade com a Portaria 671, é necessário realizar uma análise detalhada do sistema de registro de ponto utilizado.
Verificação do sistema atual
Se sua empresa utiliza um REP-C, verifique se o modelo é homologado e se está atualizado. Para sistemas REP-A e REP-P, é preciso confirmar que eles atendem aos requisitos de segurança, integridade e que a empresa possui a documentação comprobatória.
Documentação necessária
A empresa deve manter à disposição da fiscalização os seguintes documentos:
- PTR (Programa de Tratamento de Registros): Documento que descreve o funcionamento do software de tratamento de ponto.
- DTR (Documento de Tratamento de Registros): Arquivo que contém os registros brutos do ponto, em formato não editável, que deve ser gerado pelo sistema e mantido pela empresa.
- Manuais de operação do equipamento ou software: Para comprovar as funcionalidades e limitações do sistema.
- Termos de responsabilidade: No caso de REP-A, a empresa precisa declarar que o sistema não permite alterações nos registros e que os dados brutos podem ser acessados pela fiscalização.
O papel da fiscalização do Ministério do Trabalho
Os auditores fiscais do trabalho têm o poder de verificar a conformidade dos sistemas de registro de ponto. Eles podem solicitar acesso aos sistemas, aos comprovantes emitidos e à documentação comprobatória. A não conformidade pode resultar em multas e outras sanções trabalhistas.
O que a fiscalização busca?
Durante uma fiscalização, o auditor irá verificar se:
- Os registros de ponto são fiéis e não foram adulterados.
- O comprovante de ponto atende a todos os requisitos.
- A empresa possui toda a documentação exigida pela portaria.
- O sistema utilizado é um dos tipos permitidos (REP-C, REP-A ou REP-P).
- Não há uso de sistemas ou dispositivos proibidos pela portaria.
Conclusão
A Portaria 671 representa um avanço na garantia dos direitos dos trabalhadores e na clareza das regras para as empresas. A adequação não é apenas uma obrigação legal, mas uma forma de evitar passivos trabalhistas e garantir uma gestão de pessoal mais transparente e eficiente. Se sua empresa ainda não revisou seu sistema de ponto, o momento é agora. Verifique a documentação, consulte seu fornecedor de sistema e, se necessário, invista em uma solução que atenda plenamente às exigências.
O próximo passo é agendar uma reunião com o responsável pela área de RH e o fornecedor do seu sistema de ponto para analisar a conformidade com a Portaria 671. Solicite a documentação técnica e os comprovantes de homologação, se aplicável, e certifique-se de que todos os requisitos de segurança e integridade de dados estão sendo cumpridos.
Perguntas frequentes
+−Minha empresa usa um software de ponto no computador. Ele precisa ser homologado como REP-P?
Não necessariamente. A Portaria 671 classifica softwares de ponto como REP-P. Estes sistemas não precisam de homologação do Inmetro, mas devem atender a requisitos rigorosos de segurança, integridade dos dados e registro de eventos. Sua empresa deve ter a documentação que comprove essa conformidade e o acesso aos dados brutos para fiscalização.
+−O que acontece se meu sistema de ponto não estiver em conformidade com a Portaria 671?
Se o seu sistema de ponto não estiver em conformidade com a Portaria 671, sua empresa pode ser autuada pela fiscalização do Ministério do Trabalho e sofrer multas. Além disso, registros de ponto inválidos podem ser desconsiderados em processos trabalhistas, gerando passivos para a empresa.
+−Posso continuar usando meu relógio de ponto antigo se ele não for homologado pela Portaria 671?
A Portaria 671 estabelece que os Registradores Eletrônicos de Ponto Convencionais (REP-C) devem ser homologados pelo Inmetro e atender aos requisitos da nova portaria. Se o seu equipamento for anterior à portaria e não atender às novas exigências, é recomendável providenciar a substituição ou adequação para evitar problemas com a fiscalização.
