Eu já vi diversas empresas enfrentando dúvidas e inseguranças quando o assunto é afastamento médico dos colaboradores – especialmente sobre como registrar e comprovar corretamente esses períodos no ponto eletrônico. É compreensível, pois um erro pode causar tanto prejuízo para o empregador quanto transtornos para o próprio funcionário. O objetivo deste artigo é compartilhar o que aprendi ao longo dos anos e mostrar, de maneira simples, o caminho correto para lidar com essa situação de acordo com as normas brasileiras.
O que é um afastamento médico e por que é preciso registrar?
Afastamento médico ocorre quando um colaborador precisa se ausentar do trabalho por recomendação de um profissional de saúde, geralmente devido a uma doença ou acidente. Na prática, isso exige que a empresa faça o registro apropriado dessa ausência no controle de ponto. Mesmo para quem usa sistemas eletrônicos modernos, é indispensável que esse procedimento esteja alinhado com a legislação e as boas práticas.
A falta de registro correto pode gerar passivos trabalhistas e mal-entendidos com o colaborador.
Registrar o afastamento médico no ponto revela transparência, justiça e respeito à legislação, e à pessoa que precisa se recuperar.
As normas brasileiras sobre registro de afastamentos
Quando busquei informações detalhadas, percebi que existe uma evolução clara nas normas do Ministério do Trabalho. As mudanças legislativas sempre têm o objetivo de proteger os dois lados da relação de trabalho, orientando sobre como proceder com afastamentos médicos em sistemas eletrônicos ou manuais.
Entre as obrigações do RH e do gestor está conferir se o atestado médico está de acordo com as exigências e se o sistema de controle de ponto utilizado traz recursos para registrar essas ocorrências, seja via justificativa eletrônica ou cadastro manual do evento.
Como realizar o registro no ponto eletrônico, passo a passo
No meu trabalho, sempre segui uma rotina clara para integrar os afastamentos ao ponto eletrônico. O procedimento a seguir é simples e eficaz, capaz de servir tanto para pequenos comércios quanto para médias empresas:
- Receber o atestado médico do colaborador, conferindo todos os dados obrigatórios (nome completo, CID, período, assinatura e carimbo do médico).
- Validar se o afastamento se encaixa nas normas de aceitação (por exemplo, existência de carimbo, legibilidade, datas corretas).
- Registrar no sistema de ponto a justificativa de ausência, lançando o evento corretamente – a maioria dos sistemas possui o código ‘afastamento médico’ para essa finalidade. No manual, anotar em campo próprio.
- Arquivar o atestado no prontuário do funcionário, com acesso restrito e, de preferência, digitalizado em um sistema de gestão.
- Comunicar o Departamento Pessoal para ajustes em folha e possíveis reflexos em benefícios, se o afastamento ultrapassar 15 dias (caso em que terá encaminhamento ao INSS).
Entre um passo e outro, gosto de acompanhar tudo com o máximo de atenção. A responsabilidade é grande e afeta diretamente direitos trabalhistas.
Comprovação e guarda dos documentos médicos
Uma dúvida frequente que percebo nos treinamentos é sobre guarda dos atestados médicos. A legislação não define em detalhes um prazo específico, mas recomendo guardar os documentos por pelo menos cinco anos, pois esse é o período legal em que uma ação trabalhista pode ser movida. O uso de um sistema digital facilita muito esse processo, protegendo dados sensíveis e permitindo auditorias futuras.
Documentar e armazenar corretamente todos os comprovantes de afastamento médico é um dever do empregador e um direito do funcionário.
Percebo em conversas com colegas de RH que, além do armazenamento, comunicar de forma clara ao colaborador sobre a situação da ausência e seu enquadramento no ponto gera confiança e evita questionamentos desnecessários.
Quando um afastamento médico impacta a folha de pagamento?
Nem todos sabem, mas há diferença no impacto do afastamento médico, dependendo do período. Quando ele é inferior a 15 dias, o empregador assume o pagamento normalmente. Se ultrapassar esse prazo, é preciso encaminhar o colaborador ao INSS e comunicar a categoria de afastamento nos sistemas internos.
- Até 15 dias: empresa paga normalmente e registra como afastamento médico.
- Acima de 15 dias: há encaminhamento ao INSS e comunicação adequada no sistema de ponto e folha.
- Licenças continuadas: manter acompanhamento junto ao órgão responsável e registros internos atualizados.
A correta classificação evita inconsistências nos relatórios fiscais e na folha salarial.
Sistemas de controle e confiabilidade das informações
O projeto Meu Relógio Ponto reforça sempre o valor do uso de sistemas confiáveis, que tragam praticidade e segurança ao registrar e comprovar afastamentos médicos. Em alguns casos, vejo empresas enfrentando entraves por não padronizarem os registros ou por usarem métodos manuais inconsistentes.
Sistemas auditáveis, integrados à legislação, eliminam dúvidas e evidenciam transparência na administração dos horários.
Além disso, manter o responsável interno treinado e atualizado sobre as normas reduz risco de erros e reforça a conformidade. Vale, inclusive, revisar os procedimentos indicados nos conteúdos de gestão de pessoas e conformidade publicados no site do Meu Relógio Ponto.
Principais dúvidas que já recebi de gestores e RHs
Com frequência, sou questionado sobre situações como: “E se o funcionário não apresentar o atestado?” ou “Qual o procedimento se o atestado vier com rasuras?”. Nessas situações o bom senso aliado à lei é fundamental. Recomendo orientação constante, inclusive com exemplos reais, como os abordados em guias e cases como o registro correto de ausências.
Erros comuns no registro de afastamentos médicos
Já presenciei algumas falhas frequentes que podem custar caro. Entre elas:
- Registrar o motivo da ausência apenas como “falta” em vez de “afastamento médico”;
- Não conferir a legitimidade do atestado;
- Não guardar o documento adequadamente;
- Comunicar de forma incompleta o RH ou setor responsável pela folha.
Evitar esses deslizes depende de orientação contínua e consulta às fontes corretas, como cartilhas práticas, legislações atualizadas e exemplos da rotina, como compartilho no artigo com orientações sobre rotinas de ponto.
Conclusão
Eu sempre reforço o quanto o registro e a comprovação correta do afastamento médico no ponto eletrônico garantem segurança, justiça e confiança para todos no ambiente de trabalho. Se sua empresa precisa de apoio ou deseja modernizar seus processos, o Meu Relógio Ponto está pronto para ajudar a implantar rotinas de controle seguras e em total conformidade com a legislação vigente. Visite nossas categorias e comece a transformar a gestão do seu RH. Sua equipe agradece esse cuidado.
Perguntas frequentes sobre afastamentos médicos no ponto
O que é afastamento médico no ponto?
Afastamento médico no ponto é o registro formal no controle de jornada da ausência do colaborador motivada por recomendação médica. Esse registro justifica a falta e ampara tanto a empresa quanto o funcionário perante a legislação trabalhista.
Como registrar um afastamento médico corretamente?
Para registrar corretamente, é preciso receber o atestado médico, conferi-lo, inserir o evento de afastamento no sistema de ponto escolhido e arquivar o documento. Sempre use o campo específico para justificar a ausência por motivo de saúde, evitando registros genéricos como “falta”.
Quais documentos comprovam afastamento médico?
O principal documento é o atestado médico, que deve conter informação clara sobre o período de afastamento, diagnóstico (CID, quando possível), assinatura, data e carimbo do médico. Outros laudos e relatórios oficiais podem ser aceitos conforme o caso.
É obrigatório apresentar atestado para afastamento?
Sim, é obrigatório apresentar atestado ou documento equivalente para justificar o afastamento médico e evitar desconto no salário ou apontamento de falta não justificada.
Como justificar falta por motivo de doença?
A justificativa ocorre por meio da apresentação formal do atestado médico. O RH ou a pessoa responsável confere o documento, faz o lançamento correto no ponto eletrônico e arquiva a comprovação no dossiê do colaborador, garantindo que tudo fique conforme a lei.
